M2-4f. 워크플로 — 결정적 프로세스를 도구로

한 줄 요약 — 워크플로는 Copilot Studio 흐름 디자이너(flow designer) 로 만드는 자동화 흐름입니다. 승인·데이터 변환처럼 매번 같은 순서로 정확하게 실행해야 하는 다단계 프로세스를 에이전트가 도구로 호출해 쓰게 합니다.

1. 에이전트 vs 워크플로 — 역할 분담

	에이전트	워크플로
성격	추론하며 유연하게 (비결정적)	정해진 순서대로 정확하게 (결정적, deterministic)
알맞은 일	질문 답변, 판단, 대화	승인 흐름, 데이터 변환, 반복되는 업무 규칙
실수했을 때	표현이 조금 달라도 괜찮음	단계가 빠지거나 순서가 바뀌면 사고

설계 원칙 — “판단은 에이전트에게, 절차는 워크플로에게.” 에이전트가 상황을 판단해 워크플로를 호출하고, 워크플로는 정해진 절차를 정확히 실행합니다.

2. 도구로 만드는 방법

1. Build 탭 → Tools → Add a tool → + Add → Workflow 선택
2. 흐름 디자이너에서 트리거·노드 구성 (에이전트 호출 트리거 + 조건·작업 노드)
3. 우측 상단 Save → Publish — 게시해야 에이전트가 호출할 수 있음
4. 에이전트 Build 탭으로 돌아가기 → 도구 목록에서 확인 → 설명 검토(언제 호출하는지 분명하게)
5. Preview에서 자연어로 호출 테스트

3. 언제 워크플로를 쓸까 — 판단 기준

• 단계가 3개 이상이고 순서가 정해져 있음 → 워크플로
• 조건 분기·승인 단계(HITL)·외부 발송이 섞여 있음 → 워크플로
• 단일 조회·단일 작업 → 커넥터/MCP 도구로 충분
• 대화 전체를 설계하고 싶다 → 도구가 아니라 M5 워크플로에서 다룰 내용 (에이전트 노드·분류 노드·RFI 등 → M5)

4. 제약·주의 사항

• 워크플로는 게시(Publish)한 뒤에만 에이전트가 호출할 수 있음 — 수정한 뒤 다시 게시하는 것을 잊지 말 것
• 메일 발송처럼 되돌릴 수 없는 단계가 있으면 지침에 확인 단계(HITL)도 함께 적어 두기
• 도구 설명에 입력값(무엇을 받는지) 을 명시하면 에이전트가 매개변수를 정확히 채움

핵심 정리

1. 워크플로 = 결정적 다단계 프로세스를 도구로 만든 것 — 판단은 에이전트, 절차는 워크플로
2. 절차: Add a tool → Workflow → 디자이너 작성 → Save → Publish → 설명 검토
3. 순서가 정해진 3단계 이상 작업이나 승인·발송이 섞이면 워크플로, 단일 작업은 커넥터/MCP
4. 게시해야 호출 가능, 되돌릴 수 없는 단계에는 HITL

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🧪 실습: 마감 임박 RFP 알림 워크플로 · 심화: ⑧ RFP 접수 워크플로

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출처: Available tools (MS Learn) · Agent flows and workflows overview (MS Learn)