실습 — 마감 임박 RFP 알림 워크플로

목표 — “마감 7일 이내면 담당자에게 알림 메일”이라는 고정 절차를 워크플로로 만들고 에이전트가 도구로 호출하게 합니다. 조건 분기 + 발송 + HITL을 갖춘, 결정적 프로세스의 기본 형태입니다. ⏱ 약 25분 · 전제: 실습 ⓪ 주 에이전트를 만들어 두어야 함 📎 실습 파일: 복붙용_알림워크플로설정.txt

왜 필요할까

“마감이 임박하면 알린다”는 판단이 아니라 절차입니다 — 매번 같은 조건, 같은 형식, 같은 수신자 규칙. 이런 일을 지침으로 시키면 실행할 때마다 결과가 달라집니다. 워크플로로 고정하고 에이전트는 호출만 하게 합니다. (접수 전체 자동화는 실습 ⑧에서 다루고, 여기서는 도구로 만드는 기본 형태만 익힙니다.)

A. 워크플로 만들기

사용하는 노드·액션 — Condition(조건 분기) · Office 365 Outlook → Send an email (V2)(메일 발송)

Build 탭 → Tools → Add a tool → + Add → Workflow 선택 — 워크플로 디자이너가 열립니다
이름: 마감 임박 RFP 알림 (복붙용 파일 [1])
트리거(Start 노드)에서 입력(Inputs) 3개 정의 (복붙용 파일 [3]): noticeName(공고명) · dueDate(마감일) · recipient(이메일) — 모두 Text
트리거 아래 ＋ → Condition 노드 추가: dueDate가 오늘부터 7일 이내인가?
예(True) 분기에 ＋ → 액션 검색 Send an email → Office 365 Outlook Send an email (V2) 추가: To recipient · 제목 [마감 임박] {noticeName} — 제안 마감 {dueDate} · 본문은 [5] 템플릿
아니오(False) 분기 → “여유 있음” 메시지 반환
Save → Publish — 게시해야 에이전트가 호출할 수 있습니다

B. 도구 설명 + HITL

에이전트 Build 탭으로 돌아가기 → Tools 목록에서 워크플로 확인
도구 설명 (복붙용 파일 [2]): 검토 중인 RFP의 제안 마감일이 임박했을 때 담당자에게 알림 메일 초안을 만들어 보낸다. 공고명, 마감일, 수신자 이메일을 입력으로 받는다
지침에 확인 단계 추가 — 메일 발송은 되돌릴 수 없으므로: 알림 메일은 발송 전 반드시 공고명·마감일·수신자를 보여주고 사용자 승인을 받는다

C. 테스트

Preview에서 (복붙용 파일 [6]):

'업무포털 구축' RFP 마감이 2026-08-21이야. 나(본인 메일)에게 마감 알림 보내줘

관찰 포인트 — ① 에이전트가 발화에서 입력 3개를 뽑아 워크플로에 넘기는지 ② 발송 전에 승인 단계가 작동하는지 ③ 마감일을 먼 날짜로 바꾸면 “여유 있음” 분기로 가는지.

💡 실습 ③의 검토요청목록과 함께 쓰면 “검토 중인 RFP를 모두 확인해 마감이 임박한 건마다 알림”까지 할 수 있습니다 — 도구 2개가 함께 일하는 것입니다.

D. (선택 확장) AI 노드로 다듬어 Teams 게시

메일 대신 팀 채널 공지로 바꾸고, 문안을 AI가 다듬게 합니다:

메일 노드 앞에 ＋ → Prompt(AI) 노드 추가: 아래 알림 내용을 팀 공지 톤으로 정중하고 간결하게 다듬어라: {본문}
발송 노드를 Microsoft Teams Post message in a chat or channel 액션으로 교체 (연습용 채널)
테스트 — 투박한 입력이 정중한 공지로 다듬어져 게시되는지 확인

결정적 절차(조건·게시) 사이에 AI 단계 하나를 끼워 넣어, 워크플로와 추론이 일을 나누는 모습을 한 흐름 안에서 확인합니다.

마무리 확인

워크플로가 게시(Publish) 상태다
자연어 발화 → 입력 3개 자동 추출 → 조건 분기가 정상 작동한다
발송 전 사용자 승인(HITL) 을 받도록 지침에 적어 두었다

이론: M2-4f. 워크플로 · 심화: ⑧ RFP 접수 워크플로 · M2-4 도구로

출처: Add a tool to an agent (MS Learn) · Agent flows and workflows overview (MS Learn)